Archivage physique

VOS DOCUMENTS DISPONIBLES ET SÉCURISÉS
1 Pourquoi externaliser vos archives ? 1.1 Dans un intérêt économique 1.2 Pour plus d'efficacité dans votre fonctionnement 1.3 Pour bénéficier d’une sécurité optimale Maitrise du risque incendie Maîtrise du risque vol et vandalisme Maitrise du risque « dégât des eaux » Maitrise de l’environnement climatique Maitrise des risques « poussières et nuisibles » 2 Que pouvons-nous archiver ? 2.1 Les archives courantes 2.2 Les archives intermédiaires 2.3 Les archives définitives 3 CADN répond à votre besoin 3.1 Gagner de la place dans vos locaux 3.2 Partager des documents 3.3 Classer et organiser les archives 3.4 Optimiser vos ressources humaines 3.5 Diminuer les coûts 3.6 Sécuriser vos documents 4 Notre priorité, la satisfaction de nos clients

1 Pourquoi externaliser vos archives ?

Il y a plusieurs avantages à externaliser la gestion et la conservation de ses archives :

 

1.1 Dans un intérêt économique

Le but premier d’une externalisation est de réduire le prix de revient généré par la conservation de ces archives.

• De la surface libérée : En externalisant vos archives, vous libérez des mètres carrés de bureaux et évitez une charge locative ou foncière supplémentaire.

• Du temps gagné : En externalisant l’archivage, vous allez économiser du temps de classement, de rangement, d’indexation. En optant pour les services de CADN, vous évitez à vos collaborateurs de se charger de cette tâche récurrente pour leur permettre de se consacrer à leurs missions principales.

 

CADN, grâce à ses équipes professionnelles dans le domaine va se charger de collecter, de trier, d’indexer vos archives pour un classement optimum et une recherche rapide et fiable.

 

1.2 Pour plus d'efficacité dans votre fonctionnement

En optant pour nos services, la recherche de documents est simple, rapide, fiable.

Des documents rapidement disponibles : le travail d’indexation effectué par les professionnels du Centre d’Archives Du Nord avec des outils adaptés et spécifiques va vous permettre de disposer de vos documents conservés en quelques heures. Pas de temps de recherche pour vos collaborateurs, juste un mail, un fax ou un coup de téléphone et vos archives vous sont restituées en vos locaux ou dans vos boites mail en quelques heures.

Une liste d’archives claire et facile à exploiter : CADN vous remettra votre inventaire d’archivage sous forme numérique ou papier. Cet inventaire vous permettra de connaitre à tout moment les documents que nous conservons pour vous. En version numérique, l’outil fourni vous permet d’effectuer des recherches très facilement sur les libellés de désignations saisies.

Un classement homogène pour toute l’entreprise, dans le temps : Le contrat d’archivage mis en place avec CADN et vos interlocuteurs identifiés par service, permettra un archivage homogène et centralisée pour toute votre entreprise avec une disponibilité totale de l’information. L’information est disponible et le restera.

 

1.3 Pour bénéficier d’une sécurité optimale

Le recours à CADN pour conserver vos documents sécurisera votre patrimoine documentaire.

Les locaux sécurisés de CADN assurent une conservation optimale de vos documents. Les magasins sont spécialement conçus et aménagés pour assurer une sécurité optimale à vos documents. Magasin sans eau, avec une installation électrique minimum, limitant au maximum les sources potentielles de sinistres préjudiciables pour les documents. Les conditions climatiques des magasins assurent une grande pérennité à vos archives.

 

 

Maitrise du risque incendie

Le risque incendie est l’un des risques majeurs pour les locaux d’archives. Nos bâtiments sont conçus pour limiter la survenance de l’incident. C’est une priorité, car il est très difficile de contrôler ou de maitriser un début d’incendie dans les locaux de conservation d'archives. C’est pourquoi, CADN favorise la prévention, pour limiter le risque au maximum.


• Aucune installation électrique sous tension en l’absence de personnel. Seule l’installation d’éclairage est active dans les magasins lorsqu’il y a présence de personnel.

• Pas de source de chaleur ou de vitre donnant dans les magasins, pas de rayonnement.

• Bâtiment équipé de parafoudre

 

Maîtrise du risque vol et vandalisme

Le risque vol et vandalisme est un risque important pour les documents, car il y a une possibilité de voir disparaitre des documents sensibles. De plus, le vandalisme est une source potentielle d’incendie. C’est pourquoi CADN dispose de locaux hautement sécurisés, disposant des équipements suivants :

• Portes blindées.

• Alarme anti-intrusion

• Aucune fenêtre donnant sur les magasins de stockage.

 

Maitrise du risque « dégât des eaux »

Le risque dégât des eaux est totalement maitrisé par une absence totale de canalisations d’eau dans et au-dessus des magasins de stockage. Les toitures et les évacuations sont contrôlées annuellement pour prévenir tout risque lié à une fuite ou une obstruction. Les bâtiments sont construits hors des zones inondables.

 

Maitrise de l’environnement climatique

Les magasins sont conçus sans fenêtre sur l’extérieur avec un excellent niveau d’isolation des parois périphériques afin de ne pas avoir de variations brutales de température et d’humidité. Ce sont les variations rapides des conditions environnementales de stockage qui sont préjudiciables à la conservation des documents.

 

Maitrise des risques « poussières et nuisibles »

La totale étanchéité des bâtiments assure une protection efficace de vos archives contre les poussières et les nuisibles.
Le nettoyage est assuré régulièrement par nos personnels.

 


2 Que pouvons-nous archiver ?

Il existe 3 catégories d’archives :

• Les archives courantes

• Les archives intermédiaires

• Les archives définitives


En fonction du volume documentaire généré par votre activité, de votre capacité de stockage dans vos locaux, du niveau de sécurité attendu pour vos documents, CADN peut vous proposer des services sur mesures, adaptés à vos besoins.
 

2.1 Les archives courantes

Il s’agit de documents consultés régulièrement et qui nécessitent des mises à jour et des consultations régulières. Pour ces archives, il est nécessaire de disposer d’un service d’archivage avec une grande réactivité afin de vous assurer une disponibilité de l’information dans des délais très courts.

 

On retrouve dans ces archives courantes :

• Des dossiers du personnel en activité

• Des dossiers de clients actifs

• Des dossiers techniques, notices et manuels pour des installations en exploitation
 

2.2 Les archives intermédiaires

Ce sont les documents qui ont une durée de conservation légale mais qui ne sont plus consultés régulièrement. Ils sont conservés également pour leur valeur probatoire, en cas de litige, de contrôle. Au terme de leur durée de conservation légale, les archives intermédiaires peuvent être détruites ou conservées définitivement.

 

2.3 Les archives définitives

Ce sont des documents qui sont conservés pour des raisons patrimoniales et historiques. Ces archives nécessitent des conditions environnementales de conservation optimales afin de garantir leur pérennité.


3 CADN répond à votre besoin

3.1 Gagner de la place dans vos locaux

Le CADN prend en charge vos archives directement dans vos bureaux, sans passer par un stockage intermédiaire dans vos locaux.
 

3.2 Partager des documents

CADN numérise vos documents, restitue les images pour les mettre en ligne et les rendre accessibles.

 

3.3 Classer et organiser les archives

CADN effectue le tri et l’indexation de vos archives pour vous faciliter la recherche. Les documents sont localisés, indexés et disponibles.

 

3.4 Optimiser vos ressources humaines

CADN assure l’ensemble des opérations de collecte, de tri, de classement, de recherche et de livraison. Ainsi votre personnel se concentre sur ses missions.

 

3.5 Diminuer les coûts

En optimisant l’espace dans vos locaux, en professionnalisant l’archivage, vous améliorez vos performances globales et diminuez vos coûts de fonctionnement. La destruction régulière permet de contrôler et maintenir dans le temps votre coût d’archivage.

 

3.6 Sécuriser vos documents

CADN garantit une sécurité optimale pour vos documents, gage de sérénité pour votre entreprise.


4 Notre priorité, la satisfaction de nos clients

La qualité de notre relation client, l’écoute et notre volonté de satisfaire sont reconnues par l’ensemble de nos clients depuis de nombreuses années.

 

N’hésitez pas à nous contacter pour nous soumettre votre projet, obtenir un devis ou consulter nos dernières actualités.