Numérisation de masse

VOS INFORMATIONS DISPONIBLES ET PARTAGEABLES
1 Pourquoi numériser ses archives ? 1.1 Partager les informations 1.2 Sauvegarder les données 1.3 Optimiser sa reprise d’antériorité 1.4 Moderniser son archivage 2 Pourquoi recourir à CADN ? 3 Nos moyens 3.1 Scanners de documents A4/A3 - Plans 3.2 Numérisation de microformes 3.3 Scanners de photographies 3.4 Transmission des images 3.5 Traitements complémentaires et indexation 3.6 Scanners patrimoniaux

Dotés de scanners de productions A4/A3, de scanners de plans, de microfiches et de microfilms, nous effectuons chaque jour la numérisation de milliers de documents :

Factures clients, fournisseurs, bulletins de paies, historique de paie, dossiers du personnel, contrats, dossiers techniques, commerciaux, recherche & développement, manuels, revues, notices, catalogues, brochures, dossiers constructeur, dossiers qualité, dossiers sécurité, plans CAO, technique, permis de construire, actes notariaux, baux, …

 

Quelle que soit leur nature, leur format ou leur volume puisque par numérisation de masse nous incluons tout document permettant une numérisation automatisée ou productive, le CADN dispose de solutions adaptées, complémentaires et évolutives.

 

Nos métiers complémentaires d’archivage traditionnel, de numérisation patrimoniale et de dématérialisation/traitement de données nous permettent de répondre aux problématiques connexes comme :

• La prise en charge et la conservation temporaire des originaux.

• Le traitement de cas particuliers (documents hors format, documents non massicotables, …).

• La reprise de spool d’impression, de fichiers bureautiques ou encore de traitement spécifique tel d’adaptation des données pour importation dans vos logiciels.

 

Ceci est la valeur ajoutée du CADN, professionnel en archivage et en numérisation.


1 Pourquoi numériser ses archives ?

1.1 Partager les informations

Une fois dématérialisé, un document pourra être transmis et mis à disposition sous format numérique. Ainsi plusieurs personnes pourront accéder aux documents simultanément, depuis des lieux géographiquement éloignés ou non sans qu’il soit nécessaire de se soucier s’il est déjà consulté ou de devoir le dupliquer à nouveau.

 

Les documents numériques sont disponibles immédiatement et en permanence.

1.2 Sauvegarder les données

Certains supports (listings, papier thermique, papier de mauvaise qualité), certaines conditions (sites à risque, site Seveso, local non sécurisé, …) nécessitent de prendre des dispositions de sauvegarde des données. La création de copies numériques est une solution

 

Leur numérisation va permettre d’obtenir une copie numérique qui selon le cas devra assurer la pérennité des données, une nouvelles générations de supports (papier, microforme,..), une protection optimisée des informations (délocalisation des originaux, conservation d’une copie avec gestion des droits) ou tout simplement une multiplication des sauvegardes numériques.

1.3 Optimiser sa reprise d’antériorité

Les entreprises et sociétés franchissent souvent le pas vers des solutions ERP / GED pour diminuer leur coûts et la masse de documents papier en intégrant dans leur solution les documents numériques produits en interne. Les documents externes seront numérisés par de petites unités.

 

Mais quid de l’antériorité ?

CADN intervient régulièrement sur ce type d’opération pour vous accompagner et mettre à disposition dans votre solution vos archives préalablement sélectionnées par vos soins afin que vous puissiez disposer rapidement d’une base active et pertinente.

1.4 Moderniser son archivage

Le CADN dispose d’outils, de compétences et de moyens lui permettant de vous proposer bien plus que la numérisation de vos documents. Ainsi associé à l’image, nous pouvons effectuer une reconnaissance optique de caractères, de code à barre pour permettre d’effectuer des recherches par mots clés, une indexation automatique ainsi que des traitements de reprise de données.

 

De multiples traitements sur les images sont également possibles afin de générer tous les formats nécessaires à vos outils (Tif, Jpg, Png, Pdf, Doc, Xls, Txt, Rtf, Odt, …).

 

En fonction de votre projet initial, nous vous conseillerons pour bénéficier de solutions techniques et économiques vous permettant d’obtenir des moyens de consultations rapides, intuitifs et pérennes.


2 Pourquoi recourir à CADN ?

En choisissant CADN comme partenaire, vous faites le choix de l’expérience, de la qualité et d’un professionnel de l’archivage et de la numérisation.


CADN s’engage sur la qualité en mettant à votre disposition :

 

2.1 Son expérience

En mettant à votre disposition une équipe compétente, forte d’une longue expérience, de plus de 25 années.

 

2.2 La formation

L’ensemble du personnel est formé sur l’ensemble des métiers qui leurs sont propres afin de vous garantir un résultat optimal.

 

2.3 Le conseil

Sur la base de notre expérience, nous vous assurons des conseils de qualités pour vous guider dans vos choix et vous assurer le meilleur rapport qualité/prix.

 

2.4 La technologie

Les moyens techniques de CADN sont renouvelés régulièrement afin de vous faire bénéficier des dernières évolutions technologiques.
Nos matériels et équipements sont parfaitement maitrisés par nos équipes, qui les exploitent au maximum de leurs capacités.

 

2.5 La méthode

Les projets que vous confierez au CADN seront réalisés en toute transparence avec vos services. Des contrôles seront définis pour vous garantir, à chaque étape d’avancement de la prestation, que le travail réalisé par CADN correspond en tout point à nos engagements et à votre niveau d’exigence.

 


CADN s’engage sur la sécurité

 

2.6 Le transport

Les opérations de transport sont réalisées par les équipes de CADN, avec les moyens propres de CADN. Ainsi nous vous garantissons des moyens techniques en parfait état de fonctionnement et des équipes de transport compétentes au transport de documents de valeur.

 

Vos documents ne seront jamais laissés sans surveillance physique jusqu’à leur arrivée dans nos locaux.

 

2.7 La conservation

Après le transport, vos documents sont transférés directement dans nos locaux, à l’abri des intempéries. Les magasins de conservation sont sécurisés et l’ensemble des locaux disposent de portes blindées et d’un système de contrôle d’intrusion et d’accès.

 

2.8 La confidentialité

Les collaborateurs de CADN sont tous soumis à des obligations de confidentialité. Aucun document ne peut être transmis sur simple demande, sans validation de l’identité du demandeur, et la confirmation que cette personne est habilité pour recevoir des documents.

 

Ces engagements sont détaillés dans nos offres et nos pratiques sont conformes aux réglementations en vigueur, aux recommandations et bien évidemment aux règles de bon sens.

 

CADN s'emploie à vous proposer un niveau de prestations de haute qualité et aux meilleurs coûts . Pour cela nous mutualisons les ressources de nos services d'archivage physique, d'archivage électronique, de numérisation et de traitement de données.

 

Ceci nous permet d'assurer l'intégralité de la prestation suivant des conditions, des moyens et des travaux sur lesquels nous engager.

 

N’hésitez pas à nous rendre visite, vous constaterez par vous même que nos engagements sont réels.


3 Nos moyens

Notre atelier de numérisation est situé à Dunkerque au siège de la société. L’atelier de numérisation principal est climatisé (20°c), les vitres sont équipées de filtres anti-uv, sans tain.Une salle est réservée à nos travaux de numérisation de microformes, la température y est régulée à 18°c. Un second plateau, regroupe plusieurs unités de scanners de production et de plans.

 

Nous disposons de plusieurs équipements de numérisation que nous constituons en unité. Chaque unité de production est constituée d’un PC, d’un ou de plusieurs scanners mais également d’un espace suffisant pour permettre d’y déposer les originaux, de pouvoir les analyser sans contrainte de place.Une unité est associée à un client, voire à plusieurs si les caractéristiques (type de scanner) sont identiques et que les volumes ne rentrent pas en interaction.

 

3.1 Scanners de documents A4/A3 - Plans

Tout type de papier, tout grammage

• Permettant la numérisation en noir et blanc, 256 niveaux de gris ou couleur.

• De 200 DPI optique à 600 DPI optique.

• Du ticket de caisse au format A3 et même le listing avec longueur illimitée !

• Plans jusqu’au format A0+ 42’’.

• Doté de fonctions logicielles évoluées (redressement, détourage, couleur auto,..).

• Avec capteur ultrasons de doublons, agrafes,…

 

Ces matériels, associés à différents logiciels suivant les dossiers définis, nous permettent de définir un process fiable et efficace.

 

Nous intégrons vos différentes contraintes pour définir et mettre en place une chaîne de production qui va intégrer :

• La prise en charge des originaux (organisation de navette / mise en place de boîte postale, ..)

• La préparation des documents (retrait des systèmes d’attaches, contrôles, pré indexation,…)

• Numérisation (contrôles, traitement logiciel, vidéo codage, saisie/LAD, OCR, ...)

• Structuration, mise en forme des données, contrôle qualité.

• Mise à disposition des données (FTP, DVD, disque dur, …)

• Restitution des originaux, conservation ou destruction sécurisée

 

Exemple de documents traités

Bulletins de paie, factures, éditions comptables, contrats, plans, affiches, documentations / dossiers, rapports, comptes rendu, manuels, revues, notices, catalogues, brochures, courriers, documents d’entreprise, ...

3.2 Numérisation de microformes

Microfiches, microfilms, jaquettes, cartes à fenêtre.

• permettant la numérisation en noir et blanc et en 256 niveaux de gris de 200 DPI optique à 600 DPI optique.

• argentique, diazoïque, COM, …16mm, 35mm, blipé ou non.

• Doté de capteur de dernière génération assurant une qualité inégalée.

• Avec densitomètre pour contrôler en amont la qualité de vos films.

 

Ces matériels, associés à plusieurs modules de Process Qualité pour assurer la complétude (aucune vue manquante) et une qualité d’image irréprochable, nous permet de vous proposer des solutions alternatives à la consultations des microfiches et microformes sur vos sites.

 

En effet, la numérisation de vos microformes à un niveau de prix très compétitif va vous permettre de basculer de la consultation sur lecteur de microfiches et microfilms à une consultation numérique sur des postes informatiques classiques, plus souple, plus rapide et plus accessible.

 

Exemple de documents traités

Bulletins / historique de paie, factures, éditions comptables, contrats d’artistes / d’auteur, plans / documentations techniques, rapports, comptes rendu, courriers, documents d’entreprise, …

 

3.3 Scanners de photographies

Jusqu’au format A3, opaque ou transparent

• Permettant la numérisation en noir et blanc, 256 niveaux de gris et couleur.

• De 200 DPI optique à 9600 DPI optique.

• Doté de caméras spécifiques pour documents opaques ou transparents.

• Doté pour certains de chargeurs et de traitements spécifiques (diapositives, films négatifs, APS, Digital Ice, ROC, HDR, ...).

• Avec mire UT8/IT8 et calibrage colorimétrique pour assurer une parfaite restitution.

Il s’agit de procéder soit à la numérisation de collection ou de fonds photograhiques en vue de leur mise en ligne avec des travaux associés de catalogage / indexation ou d’effectuer une numérisation haute définition permettant d’afficher ou de réimprimer le document en l’agrandissant.

 

Exemple de documents traités

Fonds photos / diapos / ektas, retronumérisation d’ouvrages en haute définition en vue de leur réédition / impression, numérisation, haute défintion en vue de leur impression grand format.

 

3.4 Transmission des images

Le résultat du notre travail de numérisation vous sera transmis,
selon votre choix, via :

• Notre serveur FTP

• Sur supports optiques (CD / DVD-R Gold)

• Sur disque dur USB / NAS

• Sur cartouche LTO.

Pour une sécurité optimale, nous assurons la conservation d’une copie de sauvegarde des travaux remis et pouvons proposer un archivage electronique, la mise en ligne des images ou l’archivage physique des originaux.

 

3.5 Traitements complémentaires et indexation

En complément à nos travaux de numérisation, CADN vous propose en option :

• L’indexation

• La conversion (TIF, JPG, PNG, …)

• L’océrisation (PDF, Word, Excel, TXT, …)

• La structuration (XML, Mets, MARC, Dublin Core, Alto, Epub, …)

 

Nous disposons d’un grand nombre de moyens et de logiciels spécialisés dans ces traitements pour compléter nos travaux de numérisation et vous restituer des imagesprêtes à intégrer et utiliser.

 

En ayant recours aux services de CADN, vous bénéficiez de l’ensemble de nos moyens et services. Vos documents sont en lieu sûr et les méthodes de traitement sont éprouvées. Nous disposons des moyens nécessaires pour prendre en charge les documents particuliers, en adapter nos moyens techniques et nos méthodes.

 

Nous nous engageons à rechercher une solution technique dans tous les cas :

• Documents non démontables : il faut les conserver en l’état, ne pas les massicôter, ni les démonter (pièces rapportées ou collées) .

• Documents fragilisés empechant tout passage entre des rouleaux sous peine de vous les rendre détériorés.

• Documents hors format empêchant toute numérisation sur un matériel conventionnel (plan collé sur une planche en bois, médaille, maquette, ….).

 

La solution ? > CADN numérisation patrimoniale

 

3.6 Scanners patrimoniaux

Du format A2 au format A0+

• Permettant la numérisation en noir et blanc, 256 niveaux de gris et couleur.

• De 200 DPI optique à 1200 DPI optique.

• Doté de balancier de type Roberval ou similaire pour la prise en charge d’ouvrages reliés.

• Doté de tables (format A0 maxi / vue – format supérieur au A0 possible).

• Portes livres 90/120° - A2 ou A1.

• Tous à lumière froide de différentes technologies, certains pouvant numériser à lumière ambiante.

• Technologie intégrée de correction de courbure par caméra 3D ou logicielle.

• Avec sonde, mire et calibrage colorimétrique pour assurer une parfaite restitution.

 

CADN dispose de scanners de différents modèles, différents constructeurs pour assurer un réponse adéquate à vos problèmatiques et rester compétitif. L’investissement est constant pour suivre les évolutions technologiques des matériels disponibles sur le marché.

 

Exemple de documents traités

Journaux / anciens périodiques, plans, cadastre napoléoniens, cartes postales, photographies, affiches, aquarelles, calques, échantillons de textiles, médailles, pièces de monaies,sceaux, tableaux, manuels scolaires, livrets, livres, romans, catalogues, brochures, albums photographiques, classeurs, ouvrages reliés ou dérelies, liasses reliés ou déreliées,...